Przed zaksięgowaniem kosztów poniesionych w związku z użytkowaniem samochodu w działalności gospodarczej należy w zakładce Moja Księgowość/Podsumowanie dodać oraz zdefiniować pojazd. Wprowadzanie samochodu w systemie e-Księgowość to nie tylko uzupełnienie numeru rejestracyjnego. Poprawne zdefiniowanie parametrów będzie mieć wpływ na właściwe wyliczenia faktur lub pozycji na fakturze przypisanych do danego pojazdu. 

W celu dodania pojazdu należy przejść do zakładki Moja Księgowość/Podsumowanie i w lewym dolnym rogu kliknąć przycisk Pojazdy, a następnie Dodaj pojazd.  



Zdefiniować w systemie można takie rodzaje samochodów, jak:



Pozycje, które należy uzupełnić to:  

  • Numer rejestracyjny - pozycja, po której identyfikowany jest pojazd;  
  • Opis samochodu - określenie marki i modelu;  
  • Typ samochodu - definiuje sposób rozliczania VAT - dostępne opcje: osobowy, homologacja ciężarowa, ciężarowy;  
  • Własność - określenie stanu prawnego pojazdu i związanym z nim typem rozliczenia (służbowy, prywatny, leasing, wynajem długoterminowy - spełnione warunki leasingu, wynajem długoterminowy i krótkoterminowy);  
  • Pojemność silnika (w cm3) - należy ustawić, np. 2000 cm3.
      

 

Dodatkowo:  

  • Numer środka trwałego - dla własności służbowy;  
  • Kwota dotychczasowych kosztów ujętych w KPiR - dla własności prywatny, jeśli przenoszone są dane z poprzedniego systemu;
  • Kwota kosztów wynikająca z dokumentów - dla własności prywatny, jeśli przenoszone są dane z poprzedniego systemu;
  • Kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu - dla własności prywatny, jeśli przenoszone są dane z poprzedniego systemu;
  • Numer umowy leasingowej - dla własności leasing, wynajem długoterminowy - spełnione warunki leasingu, wynajem długoterminowy i krótkoterminowy;  
  • Wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej - zaznaczenie parametru dla samochodu osobowego powoduje odliczenie 100% VAT od paliwa dla powiązanego pojazdu, w innym razie odliczane jest 50%.  


W celu zaksięgowania faktury za paliwo należy: 

  • Przejść do zakładki Moje Koszty/Faktury kosztowe;
  • Kliknąć w przycisk Dodaj wydatek;



  • Z dostępnej listy wybrać szablon Stacja benzynowa; 



  • W polu Kategoria - Paliwo do samochodu kliknąć w zielona ikonę:



  • Wybrać samochód z listy;



  • Uzupełnić dokument i zatwierdzić przyciskiem Zapisz i zaksięguj. 


W przypadku pojazdu służbowego wykorzystywanego nie tylko do celów działalności gospodarczej, koszty będą księgowały się następująco: 50% w Rejestrze VAT i 75% w KPIR, np. wydatek wynosi 100 zł netto: 

  • W Rejestrze VAT ujęte będzie 50% x 23 zł = 11,50;

  • W KPIR ( 100 zł netto + 11,50) x 75%= 83,63.

Samochód prywatny natomiast ujmowany będzie w 20% w KPIR oraz w 50% w VAT.