Sposoby przesyłania dokumentów

Dzięki zakładce eSegregator istnieje możliwość wprowadzenia faktury kosztowej na podstawie udostępnionego skanu, zdjęcia lub pliku PDF. Dokumenty można udostępnić robiąc zdjęcia aplikacją mobilną, wysyłając dokumenty przez spersonalizowany adres mailowy lub za pomocą przycisku Wgraj dokumenty. Szczegóły dotyczące wspomnianych możliwości można znaleźć w artykule: Sposoby przekazania faktur kosztowych w formie elektronicznej.


Możliwe akcje w każdej z zakładek

W zakładce Do zatwierdzenia znajdują się wszystkie dokumenty, które zostały wgrane do systemu niezależnie od sposobu ich przesłania. Możliwe są następujące akcje:

  • Zatwierdź - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Księgowanie,
  • Inne - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Inne,
  • Odrzuć - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Odrzucone,
  • Skasuj - dokument zostanie przeniesiony do Kosza (po upływie 60 dni skan jest automatycznie usuwany z kosza).
  • Historia - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.



W zakładce Zaksięgowane widoczne są dokumenty, które czekają na zaksięgowanie lub zostały już zaksięgowane. Możliwe akcje:

  • Wprowadź - po wybraniu przycisku system umożliwi zaksięgowanie dokumentu. 
  • Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer,
  • Inne - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Inne,
  • Skasuj - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Kosz. Dokument będzie widoczny przez 60 dni, po czym zostanie automatycznie usunięty.
  • Historia - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.




W zakładce Inne znajdują się dokumenty które zostały oznaczone jako Inne. Można w tej zakładce przechowywać potwierdzenia przelewów, umowy itp. Możliwe akcje:

  • Przenieś "Do zatwierdzenia" - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Do zatwierdzenia,
  • Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer,
  • Skasuj - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Kosz.
  • Historia - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia. 




Do zakładki Księgowanie automatycznie przenoszone są dokumenty, które zostały zaakceptowane jako dokument księgowy. System przetwarza dokument i odczytuje dane. Informacje jakie udało się przetworzyć zostają wprowadzone do szablonu faktury. Proces weryfikacji może potrwać kilka minut, dlatego od razu nie można przystąpić do ich księgowania.  

W zakładce Księgowanie po najechaniu na dokument możliwe są akcje:

  • Wprowadź - nastąpi przeniesienie do formularza wprowadzania danych ze skanu,
  • Inne - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Inne
  • Duplikat - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Odrzucone,
  • Historia - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.




W zakładce Odrzucone znajdują się faktury, które zostały oznaczone jako Duplikat w zakładce Księgowanie oraz faktury, które zostały wprowadzone do eSegregator kolejny raz. Możliwe akcje na dokumentach:

  • Przenieś "Do zatwierdzenia" - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Do zatwierdzenia
  • Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer
  • Potwierdź odrzucenie - powoduje zatwierdzenie pliku jako odrzucony w przypadku automatycznego odrzucenia przez system.
  • Historia - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia. 



W zakładce Kosz będą widoczne dokumenty, na których została wybrana opcja Skasuj. Dokumenty będą widoczne w koszu przez 60 dni. Po tym czasie dokumenty zostaną usunięte z kosza. Dostępne są akcje:

  • Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer,
  • Przywróć - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Inne.
  • Historia - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.
  • Usuń - pozwala na trwałe skasowanie pliku z systemu




W zakładce Wszystkie są widoczne wszystkie dokumenty, które znajdują się w eSegregatorze (z wyjątkiem dokumentów w koszu). Możliwe akcje:

  • Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer,
  • Skasuj - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Kosz.
  • Historia - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.



Zaksięgowanie skanów

Po zakończonym procesie odczytywania danych w folderze Księgowanie system przeniesie automatycznie skan do folderu Zaksięgowane z którego będzie możliwość zaksięgowania dokumentu. 

W tym celu na wybranym skanie należy kliknąć przycisk Wprowadź. 



Na ekranie po lewej zostanie wyświetlony skan dokumentu natomiast po prawej uzupełniony szablon faktury.



Należy uzupełnić wszystkie dane ze skanu, w tym należy zmienić pole Kategoria z Domyślna pozycja firmy na odpowiednią kategorię w zależności w jaki sposób dokument powinien być zaksięgowany. 


Po zweryfikowaniu wszystkich danych należy wybrać przycisk zapisz i zaksięguj, spowoduje to zapisanie dokumentu w zakładce Faktury kosztowe i uwzględnienie go w odpowiednich rejestrach.