Faktury proforma nie jest dokumentem księgowym i w związku z tym nie podlega księgowaniu.
Faktura proforma stosowana jest w obrocie gospodarczym jako oferta handlowa lub dokument określający kwotę do zapłaty za przyszłą usługę, lub dostawę towaru. Może także stanowić formę wezwania do zapłaty lub dokument informujący o kwocie wymaganej od kontrahenta zaliczki od przyszłej dostawy towaru.
Istotne jest jednak podczas wystawiania faktury proforma aby wybrać odpowiedni szablon, ponieważ po otrzymaniu należności od kontrahenta należy wystawić fakturę końcową, która będzie odpowiednio uwzględniana w rejestrach na podstawie szablonu na którym wystawiona była proforma.