W systemie istnieje możliwość zaksięgowania faktury związanej z księgowaniem zakupu towarów i usług poza Polski jednym wpisem.
W tym celu po stronie kosztów należy przejść do zakładki Moje koszty/Faktury kosztowe, kliknąć przycisk Dodaj wydatek i wybrać jeden z szablonów kosztowych w zależności od transakcji jakiej dokument dotyczy.
Firma rozliczana na KPIR
1. W przypadku WNT (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) kolumna 10 należy wybrać kategorię dotyczącą zakupu towarów/materiałów. Zaleca się szablon Zakup materiałów i towarów gdzie taka kategoria się znajduje.
W przypadku gdy WNT powinno zostać zaksięgowane w kolumnie 13 Pozostałe wydatki, wówczas należy wybrać na fakturze kategorię Materiały biurowe. Ta kategoria podstawia się automatycznie przy szablonie Artykuły biurowe i spożywcze.
2. W przypadku Importu usług należy wybrać kategorię Pozostałe usługi. Zaleca się szablon Administracja IT gdzie taka kategoria się znajduje.
Firma rozliczana na ryczałcie
1. Dla WNT należy wybrać kategorię "zakup towarów i materiałów" - zmienić tą kategorię należy na szablonie "Koszty ogólne"
2. Dla importu usług należy wybrać szablon Koszty ogólne a więc kategoria "pozostałe usługi"
Po wybraniu jednego ze wskazanych szablonów, nie należy zmieniać kategorii na szablonie, ponieważ kategorie te odpowiadają za prawidłowe uwzględnienie podatku VAT w pliku JPK_V7.
Zaksięgowanie kosztu do KPIR
Wcześniej wybrany szablon należy uzupełnić wprowadzając dane z faktury kosztowej. Podczas wpisywania danych w wierszu pozycja na fakturze w polu stawka VAT proszę wybrać NP (nie podlega). Dzięki temu wartość faktury zostanie uwzględniona w KPIR.
Zaksięgowanie podatku VAT naliczonego i należnego
W celu uwzględnienia prawidłowych wartości w rejestrze VAT podczas uzupełniania szablonu faktury zakupu istnieje możliwość zastosowania dodatkowego parametru Generuj odwrotne obciążenie. Parametr ten pojawi się w momencie, gdy w danych adresowych kontrahenta zostanie ustawiony kraj inny niż Polska.
Zaznaczenie parametru Generuj odwrotne obciążenie spowoduje wyświetlenie dwóch dodatkowych pól Data naliczenia VAT oraz Data odliczenia VAT. W polach tych należy oznaczyć miesiąc w którym podatek VAT powinien zostać ujęty w odliczeniu oraz naliczeniu.
W chwili zaksięgowania dokumentu pierwotnego utworzą się 2 faktury wewnętrzne (z tym samym numerem dokumentu oraz kontrahentem). Faktura wewnętrzna na naliczenie VAT-u wytworzy się w zakładce Fakturowanie/Faktury, natomiast na odliczenie VAT-u dokument zostanie wygenerowany w zakładce Moje koszty/Faktury kosztowe. W momencie cofnięcia zatwierdzenia, zatwierdzenia, stornowania albo usunięcia dokumentu pierwotnego to samo stanie się z fakturami wewnętrznymi, natomiast podczas edycji faktury wewnętrznej nie zmienią się dane na dokumencie pierwotnym.
W celu weryfikacji faktury wewnętrznej należy w zakładce Fakturowanie/Faktury lub w zakładce Moje Koszty/Faktury kosztowe po lewej stronie ekranu w filtrze rodzaj dokumentu zaznaczyć Faktury wewnętrzne.
Dokument pierwotny po stronie kosztów należy zawsze wystawić ze stawką VAT- NP. Natomiast faktury wewnętrzne podczas generowania automatycznie zawsze mają ustawioną stawkę 23%, dlatego jeżeli w Polsce dany towar lub usługa jest opodatkowana inną stawką VAT należy ręcznie zmienić VAT na dwóch dokumentach wewnętrznych, wybierając z listy odpowiednią stawkę podatku.
W przypadku zaksięgowania dokumentu z odwrotnym obciążeniem za pomocą IDV/IBV tworzą się faktury wewnętrzne w kopii roboczej. W związku z tym, po zaksięgowaniu dokumentu pierwotnego należy zatwierdzić faktury wewnętrzne.