W systemie istnieje możliwość wysłania monitu lub wezwania do zapłaty do kontrahenta, który nie uregulował w wyznaczonym terminie płatności za fakturę dotyczącą wykonanej usługi lub zakupu towaru.
W sytuacji, w której następuje opóźnienie w otrzymaniu płatności, system automatycznie generuje zadanie: Wyślij monit/wezwanie do zapłaty.
Po skierowaniu kursora na wybrany dokument widoczne będą następujące opcje:
Rozliczenia - do dokumentu można dodać płatność;
Następna akcja - przypomnienie dla Użytkownika kolejnej akcji, jaka ma zostać wykonana;
Wyślij monit e-mailem - zostanie wysłany monit z prośbą o dokonanie opłaty za fakturę;
Wyślij wezwanie e-mailem - zostanie wysłane wezwanie do zapłaty za fakturę;
Proces windykacji - zostanie wyświetlona opcja włączenia procesu windykacji.
W celu wysłania monitu lub wezwania należy przejść do zakładki Monitoring płatności/Kto mi zalega? i wybrać opcję Wyślij monit e-mailem lub Wyślij wezwanie e-mailem.
W wyświetlonym oknie będzie możliwość wprowadzenia adresu e-mailowego, treści wiadomości i wysłania monitu lub wezwania w formie e-mail:
Funkcjonalność jest dostępna przy wprowadzeniu danych kontaktowych na kontrahencie, czyli e-mail i numer telefonu.
Wysyłka monitów dedykowana jest dla polskich kontrahentów, w związku z tym tytuł wiadomości zdefiniowany jest w języku polskim. Wyświetlany również numer rachunku bankowego to rachunek prowadzony w walucie PLN. Niezmienna jest także kwota należności, która podawana jest zawsze w przeliczeniu na złotówki (także w przypadku faktur walutowych).
Istnieje możliwość zdefiniowania własnej treści wiadomości e-mail monitu i wezwania do zapłaty także w języku obcym. Jednak podane wyżej elementy: tytuł, rachunek bankowy oraz kwota, pozostają niezmienne.
W celu zmiany treści wiadomości należy dokonać edycji kontrahenta w zakładce Fakturowanie/Kontrahenci.
