Weryfikacja dokumentów

Pełne zamknięcie miesiąca

Informacja kontrolna przed zamknięciem miesiąca

Weryfikacja dokumentów

Przed zamknięciem miesiąca zweryfikuj wszystkie dokumenty dotyczące wybranego okresu rozliczeniowego. Tę czynność możesz wykonać wygodnie w jednym miejscu.

Aby to zrobić, przejdź do zakładki Księgowość/Zamknięcie miesiąca i kliknij przycisk Zweryfikuj dokumenty.

W widoku Zweryfikuj dokumenty możesz sprawdzić zapisy w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub w Ewidencji Przychodów (EP) razem z odpowiadającymi im zapisami w Rejestrach VAT sprzedaży i zakupu. Zapisy z KPiR lub EP oraz w rejestrach VAT przedstawiają osobno każdą pozycję dokumentu sprzedaży lub zakupu.

W oknie KPiR lub EP wskazane są numery dokumentu, data wystawienia, data sprzedaży, nazwa kontrahenta, opis pozycji, numer kolumny KPiR lub stawka % w EP, kwota netto i kwota brutto dla poszczególnych pozycji.

Zapisy w Rejestrach VAT przedstawiają osobno każdą pozycję dokumentu sprzedaży lub zakupu. W tym oknie wskazane są: numer dokumentu, pozycja na liście, kod GTU, typ transakcji, kwota netto, kwota VAT, stawka VAT, kwota brutto, rodzaj rejestru (zakup lub sprzedaż).

Jeżeli na liście KPiR wybierzesz daną pozycję, zobaczysz szczegóły powiązanego dokumentu oraz odpowiadające mu pozycje w Rejestrze VAT.

Gdy nakierujesz kursorem na dokument, do którego został dodany skan, z lewej strony pojawi się jego podgląd. Aby otworzyć dokument w pełnym widoku, kliknij Otwórz w nowej karcie.

Aby zweryfikować dokument, kliknij na wybraną pozycję:

Akcja Oznacz jako sprawdzone pozwala oznaczyć dokumenty, które zostały już zweryfikowane i zaksięgowane — jako sprawdzone. Dla takich dokumentów w zakładkach Przychody/Faktury sprzedaży i Koszty/Faktury kosztowe pojawi się dodatkowy status: zaksięgowany i sprawdzony.

Akcja Oznacz do poprawy umożliwia dodanie komentarza do dokumentów, które zostały już sprawdzone i zaksięgowane, a których nie można w danym momencie edytować. Po wybraniu tej opcji otworzy się formularz dodawania komentarza do dokumentu. System automatycznie odksięguje dokument, a podczas jego edycji komentarz będzie widoczny.

Akcja Edytuj umożliwia wprowadzenie zmian w dokumentach oznaczonych jako kopia robocza.

Po kliknięciu w tę opcję otworzysz dokument gotowy do edycji. Po wprowadzeniu zmian i ponownym zaksięgowaniu, dokument należy jeszcze raz zweryfikować.

Akcja Cofnij zatwierdzenie i edytuj umożliwia edycję dokumentów, które zostały już zaksięgowane.

Po kliknięciu w tę opcję otworzysz dokument gotowy do edycji. Po wprowadzeniu zmian dokument należy ponownie zweryfikować.

Pełne zamknięcie miesiąca

Przejdź do zakładki Księgowość/Zamknięcie miesiąca, widoczne są tam trzy kroki:

1. Zweryfikuj dokumenty.
2. Uruchom proces kontroli.
3. Pełne zamknięcie miesiąca.

Krok 1 - Zweryfikuj dokumenty - Kliknięcie w ten krok przenosi Cię do widoku weryfikacji dokumentów, jeśli w danym miesiącu nadal znajdują się dokumenty wymagające sprawdzenia. W prawym górnym rogu kroku widoczna jest liczba dokumentów do weryfikacji. Jeżeli liczba ta wynosi 0, system automatycznie uznaje, że krok został wykonany.

Krok 2 - Uruchom proces kontroli - powoduje wygenerowanie deklaracji, rejestrów, dokumentów wewnętrznych niezbędnych do wykonania pełnego zamknięcia miesiąca.

Krok 3 - Pełne zamknięcie miesiąca - wyświetla informacje kontrolne dotyczące zamknięcia miesiąca. Zatwierdzenie akcji - Zamknij miesiąc spowoduje wykonanie przez system czynności opisanych statusami widocznymi pod tym krokiem:

Po wykonaniu pełnego zamknięcia miesiąca (krok 3) nazwa kroku zostaje zmieniona na Miesiąc zamknięty. Dodatkowo pojawi się opcja Zmiana statusu miesiąca na otwarty. Jeśli zdecydujesz się otworzyć miesiąc i nie wprowadzisz żadnych zmian w dokumentach księgowych, system ponownie wyświetli przycisk Zamknij miesiąc pod opcją Pełne zamknięcie miesiąca.

W przypadku wprowadzenia dodatkowych dokumentów do systemu konieczne jest ponowne uruchomienie procesu kontroli miesiąca oraz pełne zamknięcie miesiąca. 

Jeśli spróbujesz zamknąć miesiąc bez wcześniejszego uruchomienia procesu kontroli, wyświetli się ostrzeżenie informujące o konieczności przeliczenia deklaracji.

Informacja kontrolna przed zamknięciem miesiąca

Informacja kontrolna zamykania miesiąca umożliwia:

• Zweryfikowanie statusu dokumentów, a więc czy istnieją jakieś niezaksięgowane faktury sprzedaży lub zakupu, czy istnieją niesprawdzone dokumenty;
• Sprawdzenie podsumowania KPiR lub EP oraz pobrania ewidencji;
• Zweryfikowanie PIT/PPE oraz pobrania deklaracji (w przypadku posiadania wspólnika wyświetlane są deklaracje firmy i każdego ze wspólników osobno);
• zweryfikowanie VAT-7/VAT-7K/VAT-UE oraz pobrania deklaracji;
• zweryfikowanie rejestru VAT sprzedaży i zakupu.

Jeżeli wszystkie dokumenty zostały sprawdzone i wybierzesz akcję Zamknij miesiąc, system automatycznie przeprowadzi zamknięcie i pokaże statusy wykonanych czynności. W sekcji VAT-7/VAT-7K wyświetlą się tylko najważniejsze pola oraz te, których wartość jest różna od zera – umożliwia to szybką weryfikację poprawności deklaracji.

Dodano do widoku pełnego zamknięcia miesiąca informacje o zapłaconych składkach zdrowotnych, które widnieją w deklaracjach PIT/PPE.

Dla ryczałtu:

● Pod polem Zapłacone składki ZUS 51 powinno być widoczne pole - Zapłacone składki ZUS 52 - pobrane z deklaracji z pola Zapłacone składki ZUS 52 - zapłacone;

● Pod polem Zapłacone składki ZUS 52 powinno być widoczne pole - Zapłacone składki ZUS 52 (do odliczenia) - pobrane z deklaracji z pola Zapłacone składki ZUS 52 (do odliczenia);

● Pod polem Zapłacone składki ZUS 51 - poprzednie miesiące powinno być widoczne pole - Zapłacone składki ZUS 52 (do odliczenia) - poprzednie miesiące - pobrane z deklaracji z pola Zapłacone składki ZUS 52 (do odliczenia) - poprzednie miesiące.

Dla KPIR:

● Pod polem Zapłacone składki ZUS 51 powinno być widoczne pole - Ubezpieczenie zdrowotne zapłacone - pobrane z deklaracji z pola Ubezpieczenie zdrowotne zapłacone;

● Pod polem Ubezpieczenie zdrowotne zapłacone powinno być widoczne pole - Ubezpieczenie zdrowotne odliczone - pobrane z deklaracji z pola Ubezpieczenie zdrowotne odliczone.